在香港職場，離職通知書（或稱辭職信）是員工正式通知僱主結束勞動關係的書面文件，需符合《僱傭條例》規範。一封得體的離職通知書不僅能確保合法合規，還能展現專業態度，為職場生涯留下良好印象。
本文提供2025年離職通知書的終極指南，整合香港勞工處規範，涵蓋格式要求、中英文範例、薪酬結算流程、特殊情境、常見問題與職場建議，助你順利離職！
目錄
什麼是離職通知書？
離職通知書是一封正式書面文件，用於通知僱主員工將終止勞動關係。根據香港《僱傭條例》（第57章），離職通知書需以書面形式（電郵或列印）提交，明確說明離職日期、通知期與交接意願。與口頭或短訊通知相比，書面通知書能避免法律糾紛並保障權益。
離職通知書適用於試用期員工、正式員工及管理層，內容通常包括員工姓名、職位、離職日期、感謝語句與交接安排。撰寫時無需詳述離職原因，但需保持禮貌與專業。
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香港《僱傭條例》下的離職通知書規範
根據香港《僱傭條例》，離職通知書需遵守以下規範：
- 試用期首月：無需通知期，員工可即日離職。
- 試用期首月後（第2-3個月）：需至少7天通知期，或支付代通知金代替。
- 正式員工：通常需1個月通知期（視合約而定），連續性合約（每周工作18小時、連續4周）適用。
- 書面要求：離職通知書需以書面形式提交，電郵或列印均可，口頭或短訊無效。
- 出糧期限：僱主須於離職後7天內結清薪酬，否則違法，員工可向勞工處投訴（電話：2717 1771）。
詳見勞工處簡明指南。
離職通知書標準格式
離職通知書需包含以下要素，超越 104職場力 的簡化建議：
- 標頭：發信日期、收件人（主管或 HR）、發信人（姓名、職位）、主旨（離職通知）。
- 稱呼：中文用「親愛的 [姓名] 先生/女士」，英文用「Dear [Name]」，不知姓名用「親愛的人事部經理」或「Dear HR Manager」。
- 正文：明確離職意願、最後工作日（符合通知期）、感謝公司、承諾交接，字數控制在150-200字。
- 結尾：表達合作意願，提供聯繫方式，附簽名。
格式要求：電郵主旨清晰（如「離職通知書 - [Name]」），建議附PDF 版本，字體為 Times New Roman 或 Arial，12號字。保留副本以防爭議。
中英文離職通知書範例
離職通知書中文範例1：一般離職（適用於任何一般情況）
［僱主／上司名稱］ 台啟：
由於個人原因，本人決定辭去［公司名稱］ ［職位］一職，最後工作日將按照通知期規定，於[最後一天的日期]正式生效。
衷心感謝公司在［在職時間］期間給予的寶貴機會，讓我在工作中學到許多實用的知識和經驗，這些都將對我未來的職業發展大有裨益。同時，我非常珍惜與同事們共同合作的時光。
本人將在未來的［通知期內的週數］內，積極協助交接工作，並為接任同事提供支持。如需進一步協助，請隨時告知，以確保工作順利完成。
祝
工作順利
［寄件人全名］ 謹啟
［日期］
離職通知書中文範例2：試用期首月離職 - 文員
［僱主／上司名稱］ 台啟：
本人謹此通知，決定辭去 [公司名稱] 文員一職，即日生效（2025年5月28日），因本人尚在試用期首月，無需通知期。
感謝貴公司提供的機會與支持。請於7天內結清我的薪酬，聯繫方式為 [電郵] 或 [電話]。如需進一步協助，請隨時告知，以確保工作順利完成。
祝
工作順利
［寄件人全名］ 謹啟
［日期］
離職通知書中文範例3：正式員工離職 - 客戶服務專員
［僱主／上司名稱］ 台啟：
本人決定辭去 [公司名稱] 客戶服務專員一職，最後工作日為2025年6月28日，按合約提供一個月通知期。
感謝貴公司過去的支持與學習機會。我將全力配合交接，確保工作順利過渡。請透過 [電郵] 或 [電話] 聯繫我以作安排。
祝
工作順利
［寄件人全名］ 謹啟
［日期］
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離職通知書英文範例1：一般離職（適用於任何一般情況）
[Today’s Date]
[Manager’s Name]
[Manager’s Title]
[Company Name]
Dear [Manager’s Name],
Please accept this letter as notice of my resignation from my position as [Position Name] for [Company Name]. My last day of employment will be [date].
I have deeply appreciated the opportunities provided to me during my time here, and I am grateful for the support and guidance from you and other colleagues. However, I have decided to pursue other career opportunities that align with my personal and professional goals.
I will ensure a smooth transition by completing all outstanding tasks and assisting in the handover process.
Wishing you and the company continued success.
Sincerely,
[Your Name]
離職通知書英文範例2：試用期首月離職 - 行政助理
[Today’s Date]
[Manager’s Name]
[Manager’s Title]
[Company Name]
Dear [Manager’s Name],
I am writing to resign from my position as Administrative Assistant at [Company Name], effective today, May 28, 2025, as I am within the first month of probation with no notice required.
Thank you for the opportunity. Please settle my outstanding wages within 7 days. I can be reached at [Email] or [Phone].
Sincerely,
[Your Name]
離職通知書英文範例3：正式員工離職 - 行銷助理
[Today’s Date]
[Manager’s Name]
[Manager’s Title]
[Company Name]
Dear [Manager’s Name],
I am resigning from my role as Marketing Assistant at [Company Name], with my last working day being June 28, 2025, providing one month’s notice as per my contract.
I am grateful for the support and opportunities during my tenure. I will ensure a smooth transition of my duties. Please reach me at [Email] or [Phone].
Best regards,
[Your Name]
想了解更多格式？參考辭職信格式香港。
薪酬結算與稅務要求
離職通知書提交後，薪酬結算與稅務處理需注意：
- 應得薪酬：包括已工作日薪金（日薪 = 月薪 ÷ 26）、未用年假補償（連續性合約員工適用）及未付津貼。
- 出糧期限：僱主須於離職後7天內結清薪酬，否則可向勞工處投訴（電話：2717 1771）。
- 稅務申報：僱主需提交《僱主呈報酬金通知書》（IR56F），員工可要求副本以備稅務申報。詳見稅務局IR56F。
想了解年假補償？參考離職年假補錢。
特殊情境下的離職通知書
以下是香港職場常見特殊情境：
1. 試用期最後一日離職
試用期最後一日辭職需確認通知期（首月無需，首月後7天）。範例需注明即日生效或7天通知。參考試用期最後一日辭職。
2. 即時離職（支付代通知金）
無法履行通知期需支付代通知金，通知書需明確提及付款意願。參考提早離職代通知金。
3. 管理層離職
高級職位需更正式，強調交接計劃，通知期可能為2-3個月。參考得體辭職信。
4. 未簽合約離職
未簽合約員工仍需提交書面通知書，受《僱傭條例》保護，保留出勤證據以確保出糧。
離職通知書的常見問題解答
1. 離職通知書必須書面提交嗎？
是的，《僱傭條例》要求書面通知（電郵或列印），口頭或短訊可能引發爭議。
2. 需要在離職通知書中說明原因嗎？
不需要，除非公司要求。簡單提及「個人原因」或「生涯規劃」即可，保持禮貌。
3. 僱主拖延出糧怎麼辦？
電郵提醒僱主，注明7天法定期限。若無回應，聯繫勞工處（電話：2717 1771）。參考試用期辭職出糧。
4. 如何申請離職證明書？
在離職通知書中或離職後電郵 HR 申請，注明需要證明工作期間與職位。僱主通常會提供。
離職後的職場建議
提交離職通知書後，這些建議助你順利過渡：
- 妥善交接：整理工作內容與文件，確保同事無縫接手，展現專業態度。
- 準備求職：更新履歷，尋找新機會。參考求職信範例或辭職信英文簡單。
- 溫暖告別：想為同事留下美好回憶？不妨試試Cookpio幸福布丁燒，細膩低糖口感讓同事回味無窮，搭配12款趣味留言（如「走先喇係咁先喇」），為職場告別增添甜蜜氣氛。獨立包裝方便分享，滿額享免運，詳情請訪Cookpio官網。
離職通知書是專業離職的關鍵，遵循規範即可輕鬆應對。想了解更多職場資訊？查看勞工處辭職信範本。祝你職場新旅程順利！
